Một ngày tại Bưu điện Vatican: cổng kết nối ra thế giới

Một ngày tại Bưu điện Vatican: cổng kết nối ra thế giới

Ngày 20 tháng 8 năm 2026

Phỏng vấn ông Stefano Rossi và Ermanno Croci, các nhân viên Phòng Thư đi của Sở Bưu chính và Tem thư thuộc Phủ Thống đốc Thành quốc Vatican

Cách hàng cột Bernini tại Quảng trường Thánh Phêrô chỉ vài bước chân là một nơi mà mỗi ngày, hàng ngàn mảnh ghép của cuộc sống con người — bưu thiếp, thư từ, bưu kiện và thư bảo đảm — bắt đầu hành trình đến mọi miền trên thế giới. Đây không phải là một bưu điện bình thường: đây là Bưu điện của quốc gia nhỏ nhất thế giới.

Ông Stefano Rossi và Ermanno Croci làm việc tại đây, chịu trách nhiệm xử lý thư từ tại Phòng Thư đi. Trong cuộc phỏng vấn với trang web của Thành quốc Vatican, họ chia sẻ kinh nghiệm của mình. Họ được giao một nhiệm vụ rất đặc biệt: tự tay xử lý các thông điệp của những người hành hương từ khắp nơi trên thế giới, thư từ chính thức của Tòa Thánh, và các tài liệu liên quan đến những sự kiện lịch sử như Năm Thánh hoặc việc bầu chọn tân giáo hoàng. Làm việc tại đây có nghĩa là mỗi ngày trở thành một mắt xích trong chuỗi liên kết Vatican với toàn thế giới.

Xin các ông chia sẻ về quá trình công tác và cơ duyên nào đưa các ông đến với vị trí hiện tại?

Ông Stefano giải thích, “Hành trình nghề nghiệp của chúng tôi tại Bưu điện Vatican đã bắt đầu từ nhiều năm trước. Tôi khởi đầu sự nghiệp với vai trò là nhân viên vận hành hệ thống thư tín bằng ống khí nén và nhân viên tổng đài điện thoại — một chi tiết tự nó đã nói lên rất nhiều điều về cách nơi đây gìn giữ những công nghệ và truyền thống mà ở nhiều nơi khác đã biến mất từ lâu.” Ông Ermanno nói thêm rằng ông bắt đầu làm việc tại bộ phận thu gom thư, qua đó tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế. “Đó là một hành trình không ngừng phát triển về chuyên môn, giúp chúng tôi có được sự hiểu biết sâu xa về cơ cấu tổ chức và cách thức vận hành của một định chế không giống bất kỳ nơi nào khác trên thế giới.”

Theo các ông, những kỹ năng nào là cần thiết đối với một nhân viên xử lý thư từ hiện nay?

“Hơn bao giờ hết, ngày nay chúng tôi tin rằng việc đào tạo chuyên môn vững vàng và am hiểu tường tận về các quy trình nội bộ là điều cốt yếu để thực hiện công việc này một cách hiệu quả. Công việc của chúng tôi đòi hỏi sự chính xác, độ tin cậy và sự chú ý cao độ đến từng chi tiết, vì mỗi công đoạn đều ảnh hưởng đến sự vận hành thông suốt của toàn bộ quy trình bưu chính.

“Bên cạnh những kỹ năng chuyên môn này, tính chính xác, tinh thần trách nhiệm và năng lực tổ chức là những phẩm chất nền tảng để bảo đảm một dịch vụ hiệu quả. Khả năng ứng phó nhanh với những tình huống ngoài dự kiến cũng rất quan trọng. Chỉ với tinh thần hợp tác chặt chẽ, chúng tôi mới có thể cung cấp một dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra.”

Một ngày làm việc điển hình của các ông diễn ra như thế nào?

“Ngày làm việc của chúng tôi bắt đầu lúc 7 giờ 30 sáng với việc tổ chức các chuyến gửi đi và chuẩn bị những lô thư từ gửi đến các quốc gia trên khắp thế giới. Trong quy trình đầu ngày này, các hoạt động trong ngày được lập kế hoạch, và nhân viên được phân công vào các dịch vụ khác nhau, nhằm bảo đảm phân bổ khối lượng công việc cân đối và mọi hoạt động được tiến hành thông suốt. Sự phối hợp là một khía cạnh căn bản trong công việc của chúng tôi: mỗi dịch vụ đều liên kết chặt chẽ với các dịch vụ khác và đòi hỏi sự hoạch định cẩn thận để tránh bị chậm trễ hoặc ứ đọng. Mục tiêu là bảo đảm mọi bưu phẩm đều được xử lý nhanh chóng và chính xác.

“Trong suốt ngày làm việc, chúng tôi thu gom và phân loại hàng ngàn bưu thiếp mà những người hành hương và du khách gửi qua Bưu điện Vatican mỗi ngày, rồi chuyển chúng đến những điểm đến theo địa chỉ. Đồng thời, chúng tôi xử lý các chuyển phát thư nhanh, giám sát việc xử lý và gửi đi, cũng như thư bảo đảm, được ghi nhận, kiểm tra và chuyển tiếp với sự cẩn trọng cao nhất.

“Một phần quan trọng khác trong công việc của chúng tôi là cung cấp dịch vụ bưu chính cho thư từ do các cơ quan khác nhau của Tòa Thánh gửi đến Bưu điện Tòa Thánh. Chúng tôi cũng chuẩn bị các chứng từ hải quan cho những bưu phẩm chứa sách hoặc hàng hóa được gửi đến các quốc gia Châu Âu cũng như ngoài Châu Âu; đây là một bước quan trọng nhằm bảo đảm các bưu phẩm được lưu chuyển thông suốt và tuân thủ các quy định quốc tế.

“Nhìn chung, những hoạt động này khiến ngày làm việc của chúng tôi vừa bận rộn vừa đa dạng: từng thành viên trong đội ngũ nhân viên đều góp phần qua công việc của mình để bảo đảm một dịch vụ hiệu quả và đáng tin cậy.”

Những trách nhiệm chính trong công việc của các ông là gì?

“Trách nhiệm chính của chúng tôi bao gồm điều phối các hoạt động của phòng và giám sát toàn bộ quy trình thu gom và xử lý thư từ. Mỗi ngày đòi hỏi phải hoạch định nguồn lực một cách cẩn thận để mọi hoạt động có thể được thực hiện cách chính xác và trong những khung thời gian quy định.

“Chúng tôi bảo đảm mọi hoạt động đều được tiến hành theo các quy trình đã thiết lập, đồng thời can thiệp kịp thời bất cứ khi nào phát sinh khó khăn hoặc những tình huống bất ngờ. Nhiệm vụ của chúng tôi là bảo đảm mọi bưu phẩm — từ một tấm bưu thiếp đơn thuần cho đến những lô hàng phức tạp nhất — đều được xử lý với sự cẩn trọng và chuẩn xác tối đa về thời gian.”

Các ông thường xuyên sử dụng những công cụ hoặc công nghệ nào nhiều nhất?

“Trong số những công cụ chúng tôi sử dụng hằng ngày, chủ yếu là máy vi tính và máy đóng dấu bưu chính; cả hai đều không thể thiếu trong việc quản lý các hoạt động hành chính. Hệ thống công nghệ thông tin cho phép chúng tôi quản lý các công đoạn khác nhau của quá trình xử lý thư từ, từ việc đăng ký bưu phẩm đến việc theo dõi các hành trình chuyển phát, đồng thời hỗ trợ toàn bộ các hoạt động tổ chức của phòng.

“Máy quét (scanner) cũng đóng một vai trò quan trọng, được sử dụng để kiểm tra và xác minh thư đến và thư đi, qua đó cho phép quản lý các bưu phẩm một cách chính xác và an toàn hơn. Trong khi đó, máy đóng cước bưu chính rất cần thiết để áp dụng đúng các mức cước, đặc biệt đối với thư từ do các cơ quan khác nhau ủy thác cho chúng tôi.

“Đây chắc chắn là những công cụ hiện đại, nhưng tại đây, chúng cùng tồn tại với những phương thức và kinh nghiệm chuyên môn được truyền lại qua thời gian. Thiết bị này cung cấp sự hỗ trợ không thể thiếu, nhưng luôn cần đến kinh nghiệm và sự chú tâm của đội ngũ nhân viên chúng tôi. Đó chính là bản chất của một bưu điện không giống bất kỳ nơi nào khác: công nghệ phục vụ con người, chứ không phải ngược lại.”

Các ông làm thế nào để bảo đảm tính hiệu quả và đúng giờ trong việc thu gom và phân loại thư từ?

“Tất cả phụ thuộc vào việc đồng bộ hóa thời điểm thư từ đến phòng của chúng tôi với các công đoạn xử lý tiếp theo. Mỗi bước được tổ chức theo trình tự và phối hợp với nhau nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi và bảo đảm thư từ được tiếp nhận và phân loại mà không bị chậm trễ.

“Việc hoạch định nội bộ cho phép phân bổ khối lượng công việc đồng đều giữa các nhân viên, đồng thời giúp chúng tôi nhanh chóng điều chỉnh cách thức tổ chức của phòng theo những yêu cầu của từng ngày. Sự cộng tác giữa các bộ phận khác nhau và việc liên lạc liên tục cũng cho phép chúng tôi ứng phó kịp thời với những thời điểm cao điểm của công việc hoặc những tình huống bất ngờ.”

Công việc của các ông đóng góp như thế nào vào hoạt động chung của hoạt động bưu chính?

“Đóng góp của chúng tôi vào hoạt động của toàn bộ chuỗi bưu chính là bảo đảm thư từ được chuyển đến các địa chỉ khác nhau một cách nhanh chóng, chính xác và có hệ thống. Mỗi công đoạn — từ thu gom, phân loại đến chuẩn bị các bưu phẩm — đều nhằm rút ngắn thời gian xử lý và bảo đảm các bưu phẩm được chuyển đúng tuyến.

“Theo nghĩa đó, chúng tôi có thể tự hào nói rằng vai trò của chúng tôi là một mắt xích then chốt trong chuỗi hậu cần (logistics), vì công việc này cho phép chúng tôi tổ chức và tối ưu hóa dòng luân chuyển thư từ trước khi chúng được chuyển sang các dịch vụ tiếp theo. Sự chú trọng đến tính chính xác và việc tuân thủ các quy trình bảo đảm mỗi bưu phẩm đến đích trong thời gian ngắn nhất có thể và trong tình trạng nguyên vẹn.”

Sự chuyển đổi số đã làm thay đổi công việc của các ông như thế nào trong những năm gần đây?

“Sự chuyển đổi số đã mang lại những thay đổi đáng kể, làm cho nhiều quy trình trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn so với trước đây. Việc đưa vào vận hành các hệ thống công nghệ thông tin ngày càng tiên tiến đã đơn giản hóa nhiều công đoạn vận hành, rút ngắn thời gian xử lý và cải thiện khả năng truy xuất hành trình của thư từ trong suốt quá trình vận chuyển.

“Đặc biệt, khả năng số hóa một số quy trình đã giúp thực hiện các công việc hằng ngày nhanh chóng hơn và góp phần giảm thiểu biên độ sai sót, qua đó nâng cao độ chính xác trong việc kiểm tra và lưu trữ hồ sơ. Việc liên lạc nội bộ giữa các phòng khác nhau cũng trở nên thông suốt và tức thời hơn.

“Tuy nhiên, có một khía cạnh mà chúng tôi cho rằng không thay đổi: vai trò của người vận hành. Kinh nghiệm và khả năng xử lý những tình huống khác nhau vẫn là yếu tố cốt lõi để bảo đảm chất lượng dịch vụ. Tóm lại, cuộc cách mạng kỹ thuật số không thay thế lao động của con người; nó làm cho công việc ấy hiệu quả hơn mà không làm giảm giá trị của chính nó.”

Những cải tiến nào đã nâng cao chất lượng dịch vụ nhiều nhất?

“Việc cơ giới hóa từng bước các hoạt động vận hành là thay đổi đáng kể nhất. Máy móc và các hệ thống tự động đã tối ưu hóa việc phân loại, dán cước và đăng ký bưu phẩm, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác. Kết quả là toàn bộ quy trình bưu chính trở nên thông suốt hơn, có khả năng bảo đảm tính đúng giờ ngay cả trong những giai đoạn đỉnh điểm.”

Các ông có nghĩ rằng vai trò của nhân viên xử lý thư từ sẽ tiếp tục thay đổi trong những năm tới không?

“Công nghệ chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển, nhưng chừng nào còn nhu cầu gửi và nhận thư từ vật lý — và đối với một nơi như Vatican, một điểm đến hành hương của hàng triệu người, nhu cầu đó dường như không có dấu hiệu sẽ biến mất — thì chức năng căn bản trong vai trò của chúng tôi về bản chất vẫn sẽ giữ nguyên.

“Việc quản lý thư từ vẫn đòi hỏi kỹ năng tổ chức, sự chú ý đến từng chi tiết và khả năng giám sát, những điều khó có thể được tự động hóa hoàn toàn. Ngay cả trong bối cảnh đổi mới công nghệ ngày càng mạnh mẽ, sự đóng góp của con người vẫn là thiết yếu để bảo đảm tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng dịch vụ. Do đó, thực tế hơn là hình dung về một sự tiến hóa của vai trò này thay vì một sự biến đổi hoàn toàn, với các công cụ ngày càng tiên tiến hỗ trợ các hoạt động hằng ngày trong khi vai trò trung tâm của người vận hành vẫn là không thể thiếu.”

Những khía cạnh nào là nhạy cảm nhất xét về phương diện an ninh?

“An ninh là một khía cạnh nền tảng trong công việc của chúng tôi. Việc đào tạo nhân viên chuyên nghiệp là nền tảng cốt lõi để bảo đảm mọi thao tác được thực hiện cách chuẩn xác. Việc huấn luyện tốt sẽ giúp giảm biên độ sai sót và cho phép nhân viên xử lý cách thành thục các tình huống khác nhau có thể phát sinh trong ngày làm việc.

“Một yếu tố nền tảng khác là tính thận trọng trong việc xử lý thư từ. Làm việc với tính cẩn mật, chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm là điều cốt yếu để bảo vệ người sử dụng và bảo đảm sự vận hành đúng cách của dịch vụ.”

Các ông có nhận thấy hoạt động gia tăng đáng kể sau Năm Thánh 2025 và cuộc bầu chọn tân giáo hoàng không?

“Là Bưu điện Vatican, chúng tôi đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể các hoạt động cả trong thời gian Năm Thánh lẫn dịp bầu chọn giáo hoàng mới. Đây là những thời điểm có tầm quan trọng đặc biệt trong đời sống của Tòa Thánh và dẫn đến sự gia tăng lớn về khối lượng thư từ.

“Đó là những thời điểm chúng tôi thực sự cảm nhận được đặc ân — đồng thời là trách nhiệm — được làm việc tại một nơi, theo đúng nghĩa đen, là trung tâm của thế giới đối với hàng trăm triệu tín hữu. Dòng người hành hương và du khách từ khắp các châu lục đổ về làm tăng đáng kể khối lượng bưu thiếp, thư từ và bưu phẩm. Dù khối lượng công việc tăng lên nhiều, kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên và cơ cấu tổ chức của chúng tôi cho phép chúng tôi quản lý những thời điểm đặc biệt này, đồng thời tiếp tục bảo đảm mọi hoạt động được thực hiện đúng cách, với sự an tâm âm thầm khi biết rằng mỗi ngày, chúng tôi đang lặng lẽ đóng góp vào một phần nhỏ của lịch sử theo cách của riêng mình.”

[Nguồn: vaticanstate.va]

[Chuyển ngữ: TRI KHOAN 24/08/2026]